Sposób przyjmowania i załatwiania spraw w Domu Pomocy Społecznej w Machowinku.
I . Sposób przyjmowania
1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania całości korespondencji wpływającej do DPS
2. Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda się od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane na innego adresata) zwraca się niezwłocznie na pocztę lub przesyła wprost do właściwego adresata.
4. Przesyłki niewiadomego pochodzenia otwierane są w obecności dwóch pracowników.
5. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:
a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
b) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje się pieczątką wpływu obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9.
6. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:
a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
b) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
a) wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,
b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,
c) dla których brak jest nadawcy lub daty pisma,
d) mylnie skierowanych,
e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
8. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
9. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w górnej części pisma po prawej stronie pieczątkę wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty). Wzór pieczątki wpływu określa załącznik nr 2.
10. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach (np. drukach) nie wymagających merytorycznego załatwiania.
II. Formy załatwiania spraw
1) Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem.
Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania
2) Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na specjaliście ds. organizacji i kadr.
3) Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których zobowiązane są również inne osoby.
4) Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
5) Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis specjalisty ds. organizacji i kadr..
6) Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, nie wymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).
7) Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna.
a) wstępne - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
b) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończący sprawę w Urzędzie.
8) Specjalista załatwia sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności.
9) Załatwienie w formie pisemnej sprawy polega na opracowaniu projektu pisma oraz sporządzeniu czystopisu przez specjalistę ds. organizacji i kadr.